SOFT-CONSULT

Einführung ATOSS Staff Center

G. Staehle GmbH u. Co. KG

Das 1899 gegründete Familienunternehmen G. Staehle GmbH u. Co. KG ist führender Hersteller von Aerosoldosen in Europa, die es auch maßgeblich mitentwickelt hat. Staehle ist in verschiedenen Branchen für Qualität und Verbrauchersicherheit „Made in Germany“ bekannt. Garantiert wird dies durch kontinuierliche Optimierung der Maschinentechnologie und stetig steigerndem Know-how. Zur G. Staehle GmbH u. Co. KG gehört außerdem die Marke columbus, innovativer Hersteller für Reinigungsmaschinen. columbus bietet Lösungen für alle Bereiche der professionellen und gewerblichen Bodenreinigung. Die Qualitätsprodukte bestechen durch Zuverlässigkeit, Langlebigkeit und intuitive Bedienbarkeit - hergestellt in Baden-Württemberg und in über 50 Ländern etabliert.

Ausgangssituation/Bedarf

Sämtliche Genehmigungsprozesse für An- und Abwesenheiten wurden bisher 100 % analog dargestellt. Der manuelle Aufwand für die Mitarbeiter, aber vor allem die Zeitwirtschaftsbeauftragten war immens. Eine interne Analyse ergab, dass ein beträchtliches Potenzial von über 60 % bestand die Genehmigungsprozesse für Anwesenheiten (Überstunden, etc.) sowie Abwesenheiten (Urlaube, Gleitzeit, Homeoffice, etc.) zu verschlanken und optimieren. Auch aus Sicht der Nachhaltigkeit sollte der Prozess optimiert und jeglicher Medienbruch von der Beantragung bis zur Genehmigung vermieden werden. Die dritte Zielsetzung war die spürbare Erhöhung der Transparenz für die Führungskräfte und die der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Das ATOSS Staff Center bietet aus Sicht der G. Staehle GmbH u. Co. KG sämtliche Facetten, um die genannten Zielsetzungen zu erreichen.

Herausforderung Projekt: Umstellung während laufendem Betrieb

Da die Zeitwirtschaft ein elementarer Baustein der Personalarbeit ist, musste ein Weg gefunden werden das Staff Center während des laufenden Betriebs einzuführen. Eine weitere Herausforderung war es auch eine Lösung für die gewerblichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ohne eigenen PC-Zugang zu finden. Durch die klare Kommunikation in Richtung der Belegschaft und dem frühen Aufzeigen der Vorteile, gab es eine hohe Akzeptanz und große Bereitschaft die Umstellung zu begleiten.

Welchen Mehrwert bietet das ATOSS Staff Center Mitarbeiterportal für G. Staehle GmbH u. Co. KG?

Der Aufwand für die Beantragung und Bearbeitung der An- und Abwesenheiten hat sich spürbar reduziert. Neben der zeitlichen Ersparnis bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, Führungskräften und Zeitwirtschaftsbeauftragten zeigt sich aber auch eine gesteigerte Transparenz für alle genannten Parteien. Besonders hervorzuheben sind hier die abteilungsinternen Planungen (An- und Abwesenheiten) um das Service-Level für die Kunden auf hohem Niveau zu halten, sowie die hohe Eigenverantwortung für die Korrektheit aller beteiligten Personen.

“Wir merken nach über 2 Monaten im Einsatz eine hohe Akzeptanz im Unternehmen und Erkennen den oben beschriebenen Mehrwert. Die problemlose und intuitive Nutzung über den Browser bestätigen uns in dieser Entscheidung.“
Philipp Betz Kaufmännischer Leiter und Prokurist

Technische Umsetzung ATOSS Staff Center / Projektablauf

Beginnend mit einem Anforderungsworkshop wurden zusammen mit dem Kunden die Anforderungen an das Mitarbeiterportal eruiert. Auf Basis unserer Demo-Umgebung konnte der Kunde bereits einen Großteil der Funktionen testen und so besser entscheiden, welche Inhalte das ATOSS Staff Center des Kunden schmücken soll. Zur Klärung der Umfänge gehörte neben den Wünschen an die Software auch die aktuelle Hardwaresituation (siehe IGEL OS Thin Clients) und der Anwenderkreis. Nach der Klärung der offenen Punkte begann die Parametrierung der Anträge (Abwesenheiten: Urlaub; Gleitzeit; Homeoffice; Dienstreise / Anwesenheit: Beantragung von Überstunden; Korrekturbuchungen), Reports (Monatsübersicht = Übersicht über gearbeitete Zeiten; Fehltagekalender = Übersicht über Abwesenheiten) und direkte Übersichten im Mitarbeiterportal (Monatskalender; Jahreskalender). Daraufhin wurden die Berechtigungen der Mitarbeiter und Vorgesetztenprofile vergeben. Abschließend wurden der Status- (=Informationen über Urlaubstage; Saldenstand GLZ Überstunden und Freizeit) und Mitteilungsbereich (=Mitteilungen über beantragte Ab- oder Anwesenheit; Information über Bearbeitung des Vorgesetzten) parametriert. Zum Go-Live des ATOSS Staff Centers ist eine Schulung nach dem Prinzip Train-the-Trainer durchgeführt worden. Hierdurch soll das Wissen in die Fachabteilungen transportiert werden, umso auch Mitarbeiter aus den wechselnden Schichten zu erreichen.

Erfahrungen mit der Implementation des Mitarbeiterportals durch SOFT-CONSULT Häge GmbH?

Durch den Weg Konzeption – Projektstart – Umsetzung - Testphase und Go-Live in Verbindung mit einer engen und professionellen Betreuung seitens der SOFT-CONSULT Häge GmbH wurde das Projekt in weniger als 8 Wochen umgesetzt. Mithilfe diverser Workshops konnte der Status Quo und die zukünftigen Anforderungen gemeinsam herausgearbeitet, und dann im Nachgang effizient umgesetzt werden.

Zusammenarbeit zwischen SOFT-CONSULT und G. Staehle?

Die Einführung des ATOSS Staff Centers durch SOFT-CONSULT war von einer partnerschaftlichen Atmosphäre geprägt. Die Consultants haben sich die notwendige Zeit genommen unsere Anforderungen zu verstehen und haben diese dann zügig umgesetzt. Die Abstimmungen, während der Einführungs- und Testphase waren dank der guten Vorbereitung und dem fachlichen Knowhow effizient gestaltet.

Mitarbeiterportal auch für Mitarbeiter in der Produktion (IGEL OS THIN CLIENT)

Eine große Herausforderung war eine Lösung für die gewerblichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in den gewerblichen Abteilungen ohne eigenen PC-Zugang zu finden. Als praktikabelste Lösung hat sich der Aufbau von Arbeits-Terminals herausgestellt, mithilfe derer sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in ihr eigenes Portal einloggen können. Mithilfe von definierten und strengen Nutzungsregeln in Verbindung mit entsprechenden Einstellungen ist eine intuitive Nutzung möglich und sämtliche Datenschutzanforderungen können ebenfalls eingehalten werden.

“„Das Leistungsspektrum des ATOSS Staff Centers gepaart mit der hohen Flexibilität und Nutzerfreundlichkeit beim täglichen Arbeiten bestätigt unsere Entscheidung für diese Softwarelösung. Die Kompetenz, Zuverlässigkeit und Umsetzungsgeschwindigkeit des Projektteams von SOFT-CONSULT in der kurzen Einführungszeit haben uns überzeugt.““
Kundenzitat Philipp Betz Kaufmännischer Leiter / Prokurist
Head of Business Development SOFT-CONSULT - Manuel Häge.

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Manuel Häge

Head of Business Development HR Applications

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