SOFT-CONSULT

Collaboration Software

Was ist Collaboration Software?

"Collaboration" kommt aus dem Englischen und heißt übersetzt schlicht und einfach Zusammenarbeit. Bei Collaboration Software handelt es sich demnach um Software, die der Zusammenarbeit dient. Ganz gleich, ob es sich dabei um ein oder verschiedene Projekte handelt, an denen Menschen innerhalb oder außerhalb einer Organisation arbeiten. Es geht dabei in erster Linie um die Kommunikation untereinander, den Austausch von Daten und die Aufgabenverteilung von gemeinsamen Projekten. Für eine effiziente Zusammenarbeit. Sollten Sie also in Ihrem Unternehmen verschiedene Projekte haben, an denen Spezialisten aus verschiedenen Abteilungen arbeiten – und das vielleicht sogar an verschiedenen Standorten, aus dem Homeoffice oder dem Ausland – sind Collaboration Tools die ideale Lösung, um die Kommunikation und Zusammenarbeit schneller, leichter und effizienter zu machen. 

Für einen Workflow, der sowohl eine fehlerfreie Kommunikation zwischen den Mitarbeitern als auch eine gemeinsame Verwaltung und parallele Bearbeitung von Projekten ermöglicht. Collaboration-Software oder auch einzelne Collaboration-Tools sind dazu perfekt geeignet. Sie helfen, Prozesse und Projekte mit mehreren Mitarbeitern so zu koordinieren, dass Informationen nicht verloren gehen, alle den Überblick behalten – und jederzeit Status-Updates zum Arbeitsfortschritt geben können.

Head of Sales SOFT-CONSULT - Martin Theimer.

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Martin Theimer

Head of Sales

Was Collaboration-Software bringt

Durch die wachsende Digitalisierung und die fortschreitende Nutzung von Social Media Kanälen hat auch die Social Collaboration innerhalb unserer Gesellschaft immer mehr zugenommen. Mittlerweile ist es völlig normal, dass wir jederzeit mit jedermann in Kontakt treten können und dies auch tun. Das hat auch Unternehmen veranlasst, sich intensiver mit der digitalen Kommunikation seiner Mitarbeiter auseinanderzusetzen. So kamen immer mehr Collaboration Tools auf den Markt, die dem Austausch von Informationen, der Kommunikation und der Steigerung des allgemeinen Workflows dienen.

Vor allem die beiden Unternehmen Microsoft und Google mit ihren Collaboration Tools Microsoft 365, Microsoft Teams, G Suite, Google Docs, Google Workspace, um nur einige zu nennen – bieten äußerst praktische All-in-One-Lösungen, die zudem auch als App für die mobile Anwendung und als Cloud-Lösung mit riesigen Cloud-Speichern zur Verfügung stehen. Jeder, der schon mal in der Situation war, sich ein Dokument per E-Mail hin- und herzuschicken, an dem fortlaufend Änderungen vorgenommen wurden, weiß, wie schwierig das werden kann. Irgendwann hat keiner mehr den Überblick, welche Version die letzte war. Genau das verhindern Kollaboration-Tools oder auch Collaboration-Tools genannt. Für Unternehmen mit wachsender Mitarbeiterzahl, unterschiedlichen Standorten und verschiedenen Projekten steigt der Wert einer passenden Software erheblich, denn dann schlagen sich Reibungsverluste stark im Output nieder. Ziel einer Collaboration-Software ist letztlich die Optimierung der Arbeitsprozesse, die Verbesserung der Zusammenarbeit und des Wissensaustausches – insbesondere in den Bereichen Planung, Organisation und Analyse.

Die Riesenauswahl an unterschiedlichen Tools bieten Unternehmen eine Vielzahl an Funktionen. Die besten Collaboration-Tools lassen sich darüber hinaus als Software per Enterprise-Edition individuell an das eigene Unternehmen anpassen. Für ein agiles Projektmanagement mit zugeschnittenen Apps für eine effektive Kommunikation in Echtzeit. Ganz gleich, ob als Google, Microsoft, miteinander kombiniert oder Open-Source-Lösung. Wir finden die beste Software mit den besten Tools für Ihr Unternehmen.

Unsere Produktempfehlung

Es gibt jede Menge Software für eine effektive Kommunikation auf dem Markt. Einige Tools beinhalten lediglich bestimmte Features und stehen sogar als kostenlose Version zur Verfügung. Andere umfassen All-in-One eine Vielzahl von Collaboration Tools, die Ihr Management von Informationen und die virtuelle Kommunikation in Echtzeit unterstützen. Welche Anforderungen Sie speziell für Ihr Unternehmen und Business haben, können Sie direkt im Gespräch mit unseren Mitarbeitern von SOFT-CONSULT klären. Eine wichtige Rolle spielt dabei, welche Programme, Mobile Apps, Projektmanagement-Software und auch Dateienformate Sie bisher in Ihrem Unternehmen benutzen. Alle Kollaborations-Tools und Office-Anwendungen, die wir Ihnen empfehlen, sind in der Regel Cloud-basierte Lösungen und selbstverständlich DSGVO-konform. 

Vier Gründe für die Anwendung einer Collaboration-Software

Mindmapping

Der effektive Austausch von Informationen durch ein funktionierendes Wissens- und Ideenmanagement, sprich Collaboration, wird für viele Unternehmen immer wichtiger. Die richtige Software kann hier entscheidende Vorteile bringen. Mindmapping-Tools unterstützen beim Ideenaustausch, der allgemein oder auch projektspezifisch stattfinden kann. Beispielsweise durch Videokonferenzen, Mind-Maps, Brainstorming-Features, Cloud-Lösungen  und Dropbox Business wird Unified Communications erst möglich und sollen Mitarbeiter zu Kreativität motiviert werden. Auch Kunden können so direkt an diesem Prozess beteiligt werden.

Filesharing

Ein zentraler Gedanke von Collaboration Software ist, dass alle Dateien jederzeit und von überall her griffbereit sind und so eine Zusammenarbeit von Mitarbeitern an verschiedenen Standorten erst ermöglichen. Dokumente, Tabellen, Gantt-Diagramme, Bilder und andere Daten können über zentrale Speicherplattformen – oftmals eine Cloud-Lösung – mit anderen Teammitarbeitern geteilt werden. Projektleiter oder Administratoren entscheiden dabei über die Zugriffsrechte.

Wichtigster Pluspunkt: Eine bessere Kommunikation

Sie wollen in Echtzeit mit Ihrem Team kommunizieren, beispielsweise über Chats, Videokonferenz wie beispielsweise Microsoft-Teams, Instant-Messaging oder E-Mails wie Trello? Statt dabei auf Collaboration-Software verschiedener Anbieter zu setzen, können Sie auch ein Collaboration-Tool bzw. All-in-One-Lösung in Anspruch nehmen, die alle Funktionen und weiteren Features miteinander vereint. Viele Anbieter wie Google und Microsoft verfügen dabei über Schnittstellen zu den gängigen E-Mail Softwares. Außerdem bieten Projektmanagement Software Lösungen in Form von Boards die Möglichkeit, Aufgaben zu verteilen und Fortschritte mitzuteilen. Anstelle von Zettelwirtschaft und unübersichtlichen To-Do-Listen, gibt es das Ganze jetzt digital gebündelt (mit Abhakfunktionen) wie beispielsweise bei Google Workspace. Mit Hilfe von Kommentarfunktionen können unklare Aufgaben oder auch strittige Sachverhalte diskutiert und kommuniziert werden. Viele Tools bieten außerdem gemeinsame Kalenderfunktionen für Meetings, Besprechungen und Erinnerungen.

Aufgaben- und Projektmanagement

Sie wollen als Projektleiter oder Teamleiter alle Arbeitsprozesse und Projektfortschritte per Collaboration jederzeit gut überblicken? Dann sollten Sie auf eine Software setzen, die Ihnen diesen Überblick vereinfacht und somit den Workflow erhöht. Virtuelle To-Do-Listen, Zoho Projects mit genau dokumentierten Arbeitsabläufen und Fortschritten und automatisierte Status-Meldungen, die übrigens auch direkt an den Kunden gesendet werden können, halten Sie auch per App immer auf dem aktuellen Stand, erleichtern die Arbeit enorm und sorgen dafür, dass kein Projektchaos entsteht. Perfekt ist es, wenn solche Collaboration-Tools abteilungsübergreifend eingesetzt werden und somit das ganze Unternehmen davon profitiert.

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