Mit einer professionellen Software Kurzarbeit im Unternehmen umsetzen

Aufgrund der aktuellen Umstände durch COVID-19 stehen einige Unternehmen vor großen Herausforderungen. Vor allem die richtige Abrechnung des Kurzarbeitergelds wirft oftmals große Fragen auf, da Routine und Erfahrung fehlen. Zudem ändern sich die Anforderungen rund um die Kurzarbeit häufig. Damit Sie abgesichert sind und sämtliche Anforderungen in Bezug auf Arbeitsverträge, Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen erfüllen können, stehen wir Ihnen als Partner zur Seite

Wir begleiten Sie von der Vorbereitung über die Einrichtung bis zur Abrechnung und stehen Ihnen selbstverständlich auch für Fragen danach gerne zu Verfügung. Wir bieten Ihnen detaillierte Beratung und unterstützen Sie bei der Umsetzung in LOGA oder ATOSS, sodass Sie sich weiterhin auf das Wesentliche konzentrieren können.

Im Folgenden haben wir für Sie einen kurzen Ratgeber mit den wichtigsten Punkten zum Thema Kurzarbeit zusammengestellt:

Bei der Kurzarbeit wird das Arbeitsverhältnis standardgemäß aufrechterhalten, allerdings werden die Arbeits- und Entgeltzahlungspflichten abgeändert. Aufgrund des verminderten Arbeitsaufkommens, verringert sich das Einkommen des Arbeitnehmers. Dieser Entgeltausfall wird durch das staatliche Kurzarbeitergeld ausgeglichen. Damit dem Arbeitnehmer auch in der Sozialversicherung kein Nachteil entsteht, werden die Arbeitnehmer und Arbeitgeber SV-Beiträge, ohne Arbeitslosenversicherung, in Höhe von 80% des Entgeltausfalles vom Arbeitgeber abgeführt. Diese Beiträge werden dem Arbeitgeber, wie das Kurzarbeitergeld, aufgrund der aktuellen gesetzlichen Änderungen von der Arbeitsagentur erstattet.

Der Arbeitsausfall und somit die Kurzarbeit kann sich auf ein ganzes Unternehmen beziehen oder aber auch nur einzelne Bereiche abdecken.

Gesetzliche Grundlage sind §§95-106 SGB III. Voraussetzung für das Kurzarbeitergeld ist das Vorliegen eines erheblichen Arbeitsausfalls, beruhend auf wirtschaftlichen Gründen oder unabwendbaren Ereignissen. Der Arbeitsausfall muss vorübergehend und unvermeidbar sein, ansonsten hat das Unternehmen keinen Anspruch auf Kurzarbeitergeld.

Damit die Arbeitsagentur den Arbeitsausfall als unvermeidbar ansieht, müssen zunächst alle Möglichkeiten zur Vermeidung der Kurzarbeit geprüft und gegebenenfalls durchgeführt werden. Als Beispiel seien hier prall gefüllte Überstundenkonten genannt. Wenn die Kurzarbeit durch Abbau dieser Überstundenkonten abgewandt werden kann, müssen diese zunächst abgebaut werden.

Generell keinen Anspruch auf Kurzarbeitergeld haben die folgenden Gruppen:

• Minijobber

• Rentner

• Bezieher von Krankengeld

• Auszubildende (Bitte Sonderregelungen beachten)

Zuerst empfehlen wir Ihnen zu überprüfen, ob Ihr Unternehmen die genannten Voraussetzungen erfüllt. Zudem können Sie als Vorbereitung bereits Maßnahmen wie beispielweise den Abbau etwaiger Überstundenkonten durchführen. Anschließend sollten Sie einen Kontakt mit der Bundesagentur für Arbeit herstellen, um sicherzustellen, ob für Ihr Unternehmen die Möglichkeit der Beantragung eines Kurzarbeitergeldes besteht.

Sollte dies der Fall sein, empfiehlt es sich den Antrag schnellstmöglich einzureichen, da Kurzarbeitergeld frühestens in dem Monat abgerechnet werden kann, wenn im selben Monat der Antrag bei der Bundesagentur für Arbeit eingegangen ist. Ein Antrag kann nicht rückwirkend eingereicht werden.

Im nächsten Schritt können Sie dann Ihre Abrechnungssoftware sowie, falls eine externe Zeitwirtschaft in Verwendung ist, auch diese, für die Kurzarbeit vorbereiten. Wir bieten Ihnen hierbei professionelle Unterstützung und Erfahrung in P&I LOGA sowie in ATOSS.

Vor der Abrechnung empfehlen wir Ihnen zu prüfen, ob etwaige Lizenzen erforderlich sind. Damit die Abrechnung rechtlich sicher erstellt wird, werden einige Steuerungen sowie Lohnarten benötigt. Gegebenenfalls planen Sie eine Aufzahlung und sind sich bezüglich der Umsetzung unsicher? Aufgrund der Vielzahl von Aufzahlungsmöglichkeiten und Varianten beraten wir Sie diesbezüglich gerne vorab, welche Möglichkeiten bestehen und wie diese umgesetzt werden können. Gerne erstellen wir für Sie Lösungen für individuell zugeschnittene Aufzahlungen, entsprechend Ihres Tarifvertrages, Betriebsvereinbarung oder Individualvereinbarung.

Nicht nur in der Abrechnungssoftware LOGA können wir Sie unterstützen. Die Erfassung der Kurzarbeit-Ausfallstunden kann einen erheblichen Arbeitsaufwand für Sie bedeuten. Um diesen Arbeitsaufwand zu minimieren bieten wir Ihnen Unterstützung und Schnittstellenlösungen an, um die Ausfallstunden aus einer externen Zeitwirtschaft in Ihr Abrechnungsprogramm zu importieren. Besonders gut ist die Software ATOSS geeignet. Wir bieten Ihnen in ATOSS nicht nur Schnittstellenmöglichkeiten, sondern auch Lösungen, um die Kurzarbeit Ausfallstunden direkt in ATOSS zu erfassen und auszugeben.

Sobald die Ausfallstunden erfasst und eingetragen wurden, können Sie die Abrechnung wie gewohnt durchführen.

Gerne erstellen wir Ihnen auf Wunsch auch Auswertungen für Ihr Personalcontrolling.

Dies sind nur einige Beispiele unserer Dienstleistungen:

• Entlastung Ihres Betriebs und Senkung der Personalkosten

• Wir zeigen Ihnen, wie die rechtlichen Veränderungen in LOGA abgerechnet werden und setzen Ihre Vorgaben um.

• Wir unterstützen Sie dabei, die Kurzarbeit in Ihrem Unternehmen umzusetzen.

• Wir helfen Ihnen bei der Berechnung der Aufzahlung und richten diese für Sie ein.

• Wir minimieren Ihren Erfassungsaufwand, indem wir Ihnen Schnittstellenlösungen anbieten, um abrechnungsrelevante Daten einfach und zeitsparend in Ihr Abrechnungsprogramm importieren zu können.

• Wir sorgen dafür, dass Sie die (Erweiterungs)-Lizenzen schnellstmöglich erhalten.

• Wir unterstützen Sie bei der Einrichtung der Erstattungsanträge für die Bundesagentur für Arbeit, damit Sie auch hier den monatlichen Arbeitsaufwand gering halten können.

• Damit Sie alle Kosten monatlich im Blick haben, bieten wir Ihnen individuelle Reports für das Personalcontrolling an.

Bitte beachten Sie, dass wir als IT-Systemhaus keine Steuer- und Rechtsberatung anbieten können. Bei allen Fragen rund um die Einrichtung innerhalb Ihres LOGA Abrechnungs- oder Zeitwirtschaftssystems sowie bezüglich anderer Softwarelösungen wie beispielweise ATOSS, stehen wir Ihnen gerne als Partner beratend und unterstützend zur Seite. Wir freuen uns über Ihre Anfrage.