Viele Unternehmen verwalten ihre Unternehmensinformationen wie digitale Dokumente, Akten, Passwörter und Archive an verschiedenen Orten.
Oft kommt es vor, dass Mitarbeiter Stunden nach einem Dokument suchen müssen, weil dieses in den Weiten des Archivs abgelegt wurde. Das kostet viel Zeit, Geld und vor allem Nerven. Insbesondere im Hinblick auf die Digitalisierung, durch die das papierlose Büro zunehmend an Bedeutung gewinnt, ist diese Form des Archivierens nicht nur unzeitgemäß, sondern auch nicht rechtskonform und revisionssicher.
In so manchem digitalen Archiv werden Dokumente oder Akten auch doppelt abgelegt. Das nimmt wertvollen Platz weg und verursacht in manchen Fällen Verwirrung unter den Mitarbeitern.
Außerdem benötigen Mitarbeiter die Dokumente in modernen Unternehmen entlang der Prozesskette und nicht innerhalb der Abteilungen. Bei einem Vertragsprozess muss beispielsweise zuerst das Backoffice die Details ausarbeiten, dann muss der Vertrieb eine Freigabe geben und bei wichtigen Verträgen zuletzt der Geschäftsführer das „Go“ geben. Das ist ein vergleichsweise einfacher Prozess. Aber wie endet das wohl bei einem komplizierten Prozess mit vielen Beteiligten und komplexen Weitergabe-Wegen?
Die Liste mit Beispielen, wie Archivierung NICHT funktioniert, ließe sich endlos weiterführen.
Das hat zur Folge, dass Abteilungen nur schwer miteinander zusammenarbeiten können und die Mitarbeiter des Unternehmens an das Büro gebunden sind. Die unzulängliche Archivierung war für viele Unternehmen in der Corona-Pandemie ein Hindernis, schnell für jeden Mitarbeiter das Homeoffice anzubieten.
Eine Lösung, um eine revisionssichere Archivierung im Unternehmen zu gewährleisten, ist die Archiviersungssoftware KENDOX. Als Partner von KENDOX unterstützen wir den Mittelstand mit effizienter Software dabei, dank KENDOX ein erfolgreiches Dokumentenmanagement-System (DMS) und eine revisionssichere Archivierung einzuführen. Was wir als erfahrener Dienstleister dabei stets im Blick behalten, sind die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens an die Archivierungssoftware.
Revisionssichere Archivierungssoftware mit KENDOX
Auf welchem Stand ist Ihre Archivierung?
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Thorsten Bartberger
Head of Consulting & IT-Systems
Für wen eignet sich die Archivierungssoftware KENDOX?
Die Dokumentenmanagement- und Archivierungssoftware KENDOX InfoShare ist als Enterprise-Lösung realisiert worden. Das bedeutet, dass Unternehmen die Software unternehmensweit einsetzen können. Folgende Abteilungen arbeiten in der Regel mit der Archivierungssoftware:
Personalmanagement
Mit der digitalen Personalakte können Sie Personaldokumente digital ablegen, archivierte Daten online bearbeiten und Akten sekundenschnell suchen.
Administration
Ob Rechnungen, Angebote, Lieferscheine oder sonstige Schreiben – im administrativen Management sind Dokumente nicht wegzudenken. KENDOX hilft bei der Erfassung, Bearbeitung und Archivierung, um höhere Effizienz und einen unkomplizierten Zugriff auf administrative Prozesse zu ermöglichen.
Buchhaltung
Sie können wichtige Unterlagen für das Rechnungswesen digitalisieren und Workflows automatisieren. Ein elektronisches Archiv und ein verbessertes Workflow-Management wiederumg ermöglichen Ihnen neue Möglichkeiten fürs Controlling.
Einkauf und Verkauf
Sie können Belege, Rechnungen und Angebote von Lieferanten und Kunden digital sammeln, archivieren und analysieren.
Vorteile und Funktionen von KENDOX auf einen Blick
Mit dem KENDOX-System für digitalisiertes Dokumentenmanagement können Ihre Unternehmensmitarbeiter:
arbeiten, von wo sie wollen, und dennoch unkompliziert auf das Archiv zugreifen
aktuelle Informationen sekundenschnell abrufen
digitale Assets online bearbeiten und Änderungen von anderen Mitbearbeitern sehen
Änderungen in Dokumenten nachvollziehen
sehen, welcher Mitarbeiter für welches Dokument verantwortlich ist
wichtige Dokumente schnell und einfach wiederfinden
entlang der Prozesse Dokumente digital an andere Mitarbeiter weitergeben
Dokumente mit einer elektronischen Signatur unterzeichnen
sich sicher sein, dass sie dank automatischer Cloud-Archivierung mit der aktuellsten Dokumentenversion arbeiten
revisionssicher und Compliance-konform arbeiten
mit schlanken Features, responsivem Design und hoher Funktionalität intuitiv arbeiten
damit Kosten, Zeit und Platz dank Wegfall eines physischen Archivs sparen
Pluspunkt: Revisionssicherheit mit KENDOX
Bei der Auswahl einer digitalen Archivierungssoftware ist die Revisionssicherheit die wichtigste Anforderung. Daten müssen sicher, dauerhaft verfügbar, vollständig, unveränderbar und mit einem Zugriff geschützt sein. KENDOX garantiert Ihnen genau das!
Ohne Revisionssicherheit kann es zu Steuerstrafen, Aberkennung des Vorsteuerabzugs oder Verweigerung der Kostenverrechnung kommen.
Was bedeutet digitale Archivierung mit KENDOX?
Digitale Dokumentenarchivierung mit KENDOX bedeutet für Sie in erster Linie einfache Aufbewahrung, übersichtliche Funktionen und geringeren Aufwand. Hier sehen Sie alle Features und Vorteile von KENDOX auf einen Blick:
Sie können die Software an Ihre organisationsinternen Richtlinien anpassen und somit Ihre Compliance-Vorgaben umsetzen. Das ist wichtig, da jedes Unternehmen eigene interne Vorgaben hat. Durch gute Ordnerstrukturen und Metadaten finden Sie alle Dateien bzw. Akten schnell wieder. Sie können flexibel suchen und filtern. Dadurch geht kein elektronisches Dokument verloren.
Für jedes Dokument erstellt KENDOX eine Dokumentationshistorie. So sehen interne und externe Mitarbeiter alle Änderungen der Dokumente. Die Speicherung aller Dokumente erfolgt gesichert und jederzeit reproduzierbar. Damit können wiederum keine Dokumente verloren gehen. Eine weitere Funktion, welche diese gesetzliche Vorgabe sichert, ist der Löschschutz. Mitarbeiter müssen bei der Ablage eine Dokumentenart definieren. Diese Dokumentenarten haben Aufbewahrungsfristen hinterlegt. Archivierte Rechnungen beispielsweise bleiben zehn Jahre im DMS erhalten. Davor kann kein Mitarbeiter das Dokument löschen.
KENDOX garantiert außerdem ein optimiertes Zugriffsmanagement und damit einen hohen Datenschutz. Nur Mitarbeiter, die Berechtigungen auf einzelne Ordner und Dateien haben, können diese auch öffnen. Sie können die genutzten Dokumentationsvorgaben und Grundsätze der Archivierung direkt in KENDOX definieren. So können Prüfer diese ohne großen Aufwand einsehen. Externe können das Archivierungsverfahren jederzeit überprüfen und sich von der Sicherheit im Hinblick auf rechtliche Aspekte überzeugen.
Digitale Archivierung von Rechnungen
Rechnungen müssen Sie stets im Original aufbewahren. Einzige Ausnahme: Sie digitalisieren das Original GoBD-konform und weisen dies nach. Dann können Sie das Original vernichten.
Erhalten Sie elektronische Rechnungen, müssen Sie auch diese elektronisch archivieren. Die Aufbewahrungsfrist beträgt in Deutschland 10 Jahre. Andernfalls ist dies nicht GoBD-konform und kann zu rechtlichen Problemen führen. Zudem müssen Sie die Grundsätze der Revisionssicherheit beachten.
Mit KENDOX haben Sie eine passgenaue Software-Lösung für diese Szenarien. Sie können Dokumente vom Typ “Rechnung” einscannen oder anlegen. Dann können Mitarbeiter die Dokumente nicht löschen und nur mit besonderen Zugriffsrechten bearbeiten. KENDOX ermöglicht zudem eine sichere Archivierung und Nachweisbarkeit bezüglich Veränderungen.
Digitale Aufbewahrung von Vertriebsdokumenten
Vertriebsdokumente sind meist lebende Dokumente. Viele Mitarbeiter arbeiten an den Dokumenten, geben Änderungswünsche vor oder pflegen diese ein. Ein Dokument wandelt sich über Wochen der Angebotserstellung sehr. Da kann es vorkommen, dass bestimmte Änderungen nicht mehr transparent sind und Verwirrung aufkommt.
Mit KENDOX können Sie alle Änderungen zentral sehen und beobachten, wie sich Dokumente über Wochen verändert haben. Sie können Dokumente nachdem Sie Änderungen eingepflegt haben, an andere Mitarbeiter zuweisen und Rollen verteilen, welche eine Freigabe der Dokumente erlauben. Das ist beispielsweise bei der Aussendung von Angeboten oder Rechnungen an Ihre Kunden sinnvoll.
Archivierung von Einkaufsdokumenten: Purchase-to-Pay ganz einfach
Im Einkauf ist es üblich, dass die Transparenz und der Ablauf bei Bestellungen kompliziert und undurchsichtig sind. Mitarbeiter wissen nicht, wer bestimmte Bestellungen getätigt hat oder ob die Leistungen vollständig vom Lieferanten erbracht wurden. Zudem fehlen Informationen darüber, wer Bestellungen freigegeben hat und ob Rechnungen bereits beglichen wurden.
All diese Prozessschritte können Sie durch KENDOX lösen. Denn KENDOX InfoShare unterstützt Sie bei jedem Prozessschritt, sodass alle Mitarbeitenden zur richtigen Zeit die relevanten Informationen in elektronischer Form haben.
Elektronische Archivierung von (Personal-)Akten und Daten
Beim Dokumentenmanagement von Personaldokumenten und anderen Daten sollten Sie hohe Standards einhalten, da es sich um personenbezogene Daten handelt. Diese müssen Sie besonders gut schützen, so der EuGh.
Wie Sie die Archivierung Ihrer Akten und Daten am besten digital umsetzen, ist pauschal nicht zu beantworten, da oftmals viele interne Richtlinien vorliegen und jede Dokumentenart individuell ist. KENDOX hilft Ihnen in jedem Fall dabei, alle rechtlichen Vorgaben in vollem Ausmaß zu erfüllen. Gerne beraten wir Sie bei diesem Anliegen.
Die Archivierungssoftware KENDOX auf einen Blick
Durch die maßgeschneiderten Service Level bei KENDOX erhalten Sie genau das, was Sie von der Archivierungssoftware brauchen. Als IT-Partner mit umfangreichem Know-how konfigurieren wir für Sie unterschiedliche Module und implementieren Anpassungen. Bei Bedarf können wir für Sie zudem die KENDOX-Software für den Cloud-Betrieb konzipieren. So zahlen Sie nur für die Leistungen, die Sie auch wirklich benötigen.
KENDOX zeichnet sich durch universelle, offene Schnittstellen aus. Das bedeutet, dass Sie die Daten und Informationen aus KENDOX ohne großen Aufwand in andere Software-Umgebungen wie CRM-Systeme, ERP-Systeme, SAP-Systeme oder ähnliches integrieren können.
Die vielfältigen Zugriffsmöglichkeiten über PC, Laptop, Browser, Smartphone oder per App machen die Software-Lösung gerade in Zeiten von Digitalisierung und Homeoffice besonders zukunftstauglich. Ihre Mitarbeiter können von sämtlichen Geräten arbeiten und sind nicht mehr örtlich gebunden.
Durch die flexiblen Lizenz- und Preismodelle können wir gemeinsam mit KENDOX sehr individuelle und preiswerte Lösungen umsetzen.
Welche Features bietet KENDOX?
Gesetzeskonforme Aufbewahrung aller Dokumente und Unterlagen
Digitale Dokumenten-Archivierung
Digitale Ablage von Akten für Personal oder Administration
Archivierung von allen Dokumentenarten
E-Mail Archivierung
Erstellen, Erfassen und Scannen von Dokumenten
Elektronische Bearbeitung von Dokumenten
Analyse und Extraktion von Daten
Compliance-Vorgaben Ihres Unternehmens
Überwachung der Systeme
Migration der Daten in andere Systeme
Erstellung von automatischen Prozessen und Workflows
Sie möchten mehr erfahren und wissen, ob KENDOX als digitale Archivierungs-Software auch für Ihr Unternehmen geeignet ist? Dann kontaktieren Sie unsere Experten für ein unverbindliches Kennenlerngespräch.