Digitale Archivierung – Revisionssichere Archivierungssoftware
Vorteile der digitalen Archivierung
Viele kennen es nur aus Filmen: Meterweise Regale mit Aktenordnern in riesigen Archivräumen. Heute benutzen viele Unternehmen eine digitale Archivierungs-Software, denn die Archivierung von Papierdokumenten ist arbeitsintensiv und teuer.
Laut Gesetzgeber müssen die meisten Geschäftspapiere 10 Jahre rechts- und revisionssicher archiviert werden. Das betrifft nicht nur Geschäftsberichte, Bilanzen und Buchungsbelege, sondern auch digitale Dokumente, wie E-Mails und Rechnungen, die steuerrechtlich relevant sind.
Immer mehr Unternehmen stellen auf eine digitale Archivierung per Software um, die sowohl für papierbasierte, nachträglich digitalisierte, als auch für rein digitale Dokumente Anwendung findet.
Die Vorteile der digitalen Archivierung sind
- revisionssichere Archivierung
- Rechtssicherheit
- DSGVO-konform
- einfache Handhabung und Suche
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Mit Kendox Infoshare können Sie alle Prozesse unterstützen. Papiergestützte Abläufe werden digitalisiert und Prozesse gestrafft und verkürzt. Papierakten werden überflüssig und Sie reduzieren den Verwaltungsaufwand enorm.
4 Gründe für die Nutzung einer Archivierungssoftware
Rechtssichere Archivierung
Die Archivierung mit einer Software entspricht allen gesetzlichen Vorschriften, Kriterien und Richtlinien, beispielsweise den
- Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB), den
- Grundsätzen DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und den
- Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)
Mit einer Archivierungssoftware sind Sie also zu 100 Prozent auf der sicheren Seite!
Revisionssichere Archivierung von Dokumenten
Die Kriterien für Revisionssicherheit sind komplex. Mit einer Archivierungssoftware kommen alle wichtigen Dokumente Ihres Unternehmens vollständig und geschützt (vor Veränderung und Verfälschung) in Ihrem System an.
Sie werden nur von Berechtigten genutzt, alle Aufbewahrungspflichten werden eingehalten und das komplette Archivierungsverfahren wird einwandfrei dokumentiert. Das heißt: Der gesamte Prozess bleibt nachvollziehbar und nachprüfbar.
8 Kriterien für die digitale Archivierung
- Ordnungsgemäße Archivierung unter Einhaltung rechtlicher Vorgaben
- Vollständigkeit – Dokumente dürfen nicht verloren gehen
- Sicherheit der Archivierungsprozesses und zeitnahe Archivierung
- Aufzeichnung und Dokumentation des Archivierungsprozesses
- Aufbewahrungsfristen müssen eingehalten werden
- Sicherheit vor Verlust
- Regelung über sichere Nutzung
- Nachvollziehbar und durch Externe prüfbar sein
DSGVO-konforme Aufbewahrung
Höchste Sicherheit: Sie dürfen uns glauben, wir von SOFT-CONSULT sind absolute Profis ins Sachen Sicherheit. Unsere Lösung Kendox Infoshare, erfüllen die Sicherheitsbestimmungen und schützen Ihr Unternehmen vor unberechtigten externen Zugriffen. Zudem können Sie die Zugriffsrechte so vergeben, wie es für Ihr Unternehmen am besten passt. Die Richtlinien der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) werden eingehalten.
Automatisierung der Archivierung und einfache Suche
Der große Vorteil von Archivierungssoftware ist, dass alle Dokumente zeitnah und schnell abgelegt werden können. Mit einer Software wie Kendox Infoshare finden Sie dank einer Volltextsuche, der Möglichkeit zur Kategorisierung und der Verwendung eines Indexes schnell die gewünschte Information.
Zudem können Sie die Archivierungssoftware nach Ihren individuellen Vorgaben automatisieren, sodass Dokumente automatisch abgelegt und sortiert werden können. Das alles reduziert den Organisationsaufwand und spart viel Zeit
