Wie Sie mit Collaboration Tools Zeit und Kosten sparen

Seit der Corona-Pandemie stehen Unternehmen vor neuen Herausforderungen. Die Arbeit im Home-Office erschwert die Kommunikation im mittelständischen Unternehmen und führt dazu, dass sich Mitarbeiter nicht mehr direkt absprechen können, sondern auf wirksame Collaboration Tools angewiesen sind. Auch wir von SOFT-CONSULT standen im Frühjahr vor der Herausforderung, wie wir die Zusammenarbeit der Mitarbeiter während der Coronazeit effektiv gestalten.

In diesem Beitrag lesen Sie, wie Sie durch Collaboration Software eine bessere Zusammenarbeit der Mitarbeiter im mittelständischen Unternehmen ermöglichen. Und wie Sie durch den Einsatz dieser schlauen Helfer Zeit und Kosten sparen.

Collaboration (dt. Zusammenarbeit) Software ermöglicht den Nutzern eine ortsunabhängige Zusammenarbeit an einer Aufgabe oder einem Projekt. Es bildet damit die Grundlage für Kommunikation und Kooperation im digitalen Zeitalter. Collaboration-Tools unterstützen die Zusammenarbeit im Team, die interne Abstimmung und verbessern die interne Kommunikation zwischen Mitarbeiter im Unternehmen, aber auch externen Projektpartnern.

Die beiden Begriffe Collaboration Software und Collaboration Tools werden von uns als Synonym genutzt. Auch der Begriff “Groupware“ wird als Synonym für die beiden Wörter verwendet.

Collaboration Software erleichtert die Kommunikation und beschleunigt Prozesse, sodass jeder Mitarbeiter die Informationen bekommt, die er benötigt. Alle Mitarbeiter erhalten einen einheitlichen Wissenstand und können sich über aktuelle Stände von Projekten und Aufgaben informieren. Damit macht die Nutzung für alle Unternehmen Sinn, die schnell, flexibel und agil arbeiten wollen.

Die Features einer Collaboration Software variieren stark. Jeder Anbieter auf dem Markt hat unterschiedliche Standard-Funktionen und oft zusätzliche kostenpflichtige Erweiterungsmöglichkeiten.

• Erstellung von Ankündigungen auf einem zentralen Dashboard

• Business Chat zur Echtzeit Kommunikation sowie zum Teilen von Bildern, Videos, Dokumenten oder Audiodateien.

• Möglichkeit Audio und Videoanrufe sowie Videokonferenzen zu führen

• Integration von Mobile-Apps oder Self-Hosted Apps

• Teilen von Dokumenten sowie die Online-Bearbeitung dieser Dokumente

• Teilen und Verteilen von Aufgaben

• Erstellung und Verwaltung von persönlichen oder gemeinschaftlichen ToDo-Listen

• Einblicke in die Kalender der Mitarbeiter sowie die Terminplanung und Buchung von Besprechungsräumen über das Kalenderfenster

• Verwalten von Abwesenheitslisten

• Möglichkeit zum Projektmanagement mit Projektablaufplänen und zentralen Dashboards

• Informationsfluss zentral steuern (beispielsweise über Dashboards)

• Verwaltung von Aufgaben und Projekten erleichtern

• Zusammenarbeit in Echtzeit

• Internen Austausch erleichtern

• Erleichtertes und schnelles Teilen von Dateien und Dokumenten (=Filesharing)

• Projektmanagement wird durch die Nutzung von Dashboards erleichtert

• Zuweisung von Rollen und Berechtigungen, so dass nur bestimmte Mitarbeiter auf Dokumente zugreifen können

• Immer die neueste Version eines Dokuments, da in der Historie dokumentiert wird, wer, welche Änderungen vorgenommen hat.

• Dokumente werden nicht verloren, denn Backups sorgen dafür, dass sie wiederhergestellt werden können

• Ideen verwalten Sie zentral und fördern damit das kreatives Arbeiten im Unternehmen

• Höhere Agilität, da Probleme schnell und einfach kommuniziert werden können

• Effizientes Wissensmanagement, da dieses zentral für alle Mitarbeiter hinterlegt werden kann

• Ortsunabhängige und flexible Zusammenarbeit im Team (virtuelle Teamarbeit)

Collaboration Software gibt es für Business, aber auch für den Privatbereich.

Collaboration-Tools unterscheiden wir anhand

• des Preises,

• der Funktionen,

• dem Anwendungsgebiet und

• der Anwenderzahl.

Auch die Sicherheit und die DSGVO-Konformität von Collaboration-Tools sind bei uns in Deutschland wichtige Eigenschaften.

Aus einer breiten Palette von nützlichen Anwendungen, empfehlen wir unseren Kunden die folgenden 6 Tools.

Office 365 ist die Komplettlösung für digitales Arbeiten von Microsoft. Dazu zählen beispielsweise Word, PowerPoint, Outlook, Teams, OneDrive und OneNote. Microsoft bietet flexible Lösungen für unterschiedliche Unternehmensgrößen und Branchen. Neben Basic-Funktionen bietet Microsoft Office 365 Premium-Funktionen, wie die erweiterte Sicherheit. Microsoft deckt fast alle Anwendungen ab und zeichnet sich durch faire Preise aus. Ein großer Vorteil ist auch die Einhaltung der DSGVO-Vorgaben.

Warum wir Microsoft Office 365 empfehlen: Microsoft Office 365 ist für alle Branchen und alle Unternehmensgrößen eignet, da Microsoft Office 365 ein Lizenzierungsmodell anbietet.

GEDYSIntraWare gilt primär als CRM-Lösung, wird von unseren Kunden aberauch als Collaboration Tool genutzt. Mit GEDYSIntraWare verwalten Sie unterschiedliche Dokumente und Aufgaben zentral. Außerdem können Sie Dokumente bestimmten Mitarbeitern zuordnen und flexible Zugriffsrechte vergeben. Mit dem Tools verteilen Sie Aufgaben an Ihre Mitarbeiter und stellen Erinnerungen. GEDYSIntraWare kann an die individuellen Bedürfnisse im Unternehmen angepasst und durch zahlreiche Module ergänzt weren.

Warum wir GEDYSIntraWare empfehlen: Wir sind von der Software begeistert, weil sie individualisierbar ist und ein flexibles Preismodell anbietet, dass genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist. GEDYS ist für Unternehmen mit mehr als 20 Mitarbeitern geeignet und wird von Unternehmen aus sämtlichen Branchen verwendet.

HCL Notes ist ein dokumentenorientiertes, verteiltes Datenbanksystem mit enger E-Mail-Anbindung. Es ist ideal für die Verwaltung und Weitergabe von Dokumenten in Unternehmen. Mit HCL Notes digitalisieren Sie Workflows und Prozesse. Durch die integrierte Chat-Funktion tauschen sich Ihre Mitarbeiter Dateien aus und versenden Nachrichten. Damit bietet HCL Notes die Grundlage für digitales, vernetztes Arbeiten im Team. Der große Vorteil dieser Collaboration-Software ist die hohe Individualisierbarkeit.

Warum wir HCL Notes empfehlen: HCL Notes eignet sich speziell für mittelständische Unternehmen, da es die zahlreichen Workflows, wie das Verwalten von Dokumenten beschleunigt.

Google Workspace (früher G Suite) ist die Komplettlösung für Collaboration-Anwendungen von Google. Zu den Anwendungen gehören Google Mail, Kalender, Meet, Chat, Drive, Docs, Tabellen sowie Präsentationen. Google Workspace eignet sich für alle Unternehmensgrößen. Google hat für die Nutzung von Workspace ein flexibles Preismodell entwickelt und eine individuelle Anpassung der Funktionen und Programme. Workspace ist mit all seinen Funktionen ein enger Konkurrent der Office365 Lösung.

Warum wir Google empfehlen: Google bietet wie Microsoft eine Lösung für sämtliche Unternehmensgrößen und Branchen. Das System ist sehr skalierbar und lässt sich bei einem Unternehmenswachstum erweitern.

Slack ist ein modernes browserbasiertes System für die Collaboration. Die Software hat ein modernes Interface und ist in Sachen Übersichtlichkeit definitiv Vorreiter. Über die Kanäle können Chats für einzelne Teams und Abteilungen erstellt werden. Mit seinem flexiblen Interface passen wir Slack perfekt an die Wünsche des Kunden an. Slack ist für sämtliche Branchen nutzbar. Bei Bedarf lassen sich Datenschutzvorgaben und Compliance-Richtlinien durch eine Anpassung der Software erfüllen.

Warum wir Slack empfehlen: Bei Slack lassen sich weitere Tools wie zoom, dropbox oder GoogleMail optimal integrieren. Slack eignet sich für kleinere Organisationen bis 50 Mitarbeiter, da es speziell auf die Arbeit in Teams und Abteilungen fokussiert.

Trello ist eine browserbasierte Collaboration Software, welche durch eine App ergänzt wird. Die Funktionen von Slack und Trello überschneiden sich größtenteils. Allerdings gibt es auch hier bestimmte Funktionen, die nur Slack oder nur Trello ermöglichen. So gibt es bei Trello die Möglichkeit Aufgaben zu listen und zu verteilen. Anders als bei Slack, bietet Trello aber keine Videokonferenzen an.

Warum wir Trello empfehlen: Trello eignet sich für kleine und mittelständische Unternehmen, die agil zusammenarbeiten wollen. Trello als Collaboration-Lösung ist auf sämtliche Branchen anpassbar.

Damit Sie sich vorstellen können, wie die Arbeit mit Collaboration-Tools konkret aussieht, haben wir einige Beispielszenarien vorbereitet:

1. Zuerst geht es darum festzustellen, welche Funktionen Sie im Unternehmen benötigen und welche Anforderungen umgesetzt werden müssen. Anhand dieser Analyse entscheiden wir, welche Module Sie benötigen. Auch die Anzahl der Nutzer in Ihrem Unternehmen spielt eine wichtige Rolle, da die Abrechnung über monatliche Lizenzen meistens von der Anzahl der Nutzer abhängig ist. Die Anforderungen werden von SOFT-CONSULT in einem Termin besprochen und schriftlich fixiert.

2. Im nächsten Schritt planen wir den Ablauf des Projektes. Wie lange die Einführung eines Collaboration-Tools dauert, ist u. a. von den geplanten Funktionen und die Anzahl der Anwender abhängig. Erste Tests zeigen, ob das Tool angenommen wird und wie sich die Zusammenarbeit verbessert.

3. Nach einem erfolgreichen Test, schalten wir die Software in Ihrem Unternehmen live und steht Ihren Mitarbeitern zur Verfügung.

Noch ein Tipp von uns: Einen guten Dienstleister erkennen Sie daran, dass er nicht nur die Software-Einführung für Sie übernimmt, sondern auch Schulungen dazu angebietet. Unsere Erfahrung zeigt, dass dadurch das Commitment der Mitarbeiter größer ist und die Software besser genutzt wird.

Die Dauer der Einführung eines Collaboration-Tools kann je nach Individualisierungsgrad zwischen 2 und 8 Wochen dauern. Sie wollen gerne genauer wissen, wie lange es dauert?

Kontaktieren Sie uns jetzt unverbindlich.

Als IT-Beratung und Business Software-Experte stehen wir Ihnen bei allen Ihren Anliegen zur Seite. Von der Beratung, über die Umsetzung bis zur Betreuung begleiten wir Sie. Wir sind zertifizierter Partner von GEDYSIntraWare, Microsoft und Notes und haben über 20 Jahre Erfahrung im Bereich Collaboration Software.

Wir beraten Sie, welche Lösung sich für Ihre Anforderungen eignet. Außerdem nutzen wir OpenSource Code. Das bedeutet, dass wir alles konfigurieren und anpassen können. Service ist uns wichtig. Sie müssen sich um nichts mehr kümmern und können die Software einfach nutzen.

Als Hosting-Partner achten wir auf IT-Sicherheit und ermöglichen eine DSGVO konforme Nutzung Ihrer Lösung. Sie wollen Dokumente nach 2 Wochen automatisch löschen? Kein Problem, das können wir gerne konfigurieren.

Wir arbeiten stets an einer ganzheitlichen Umsetzung. Sie kümmern sich um Ihr Tagesgeschäft und wir um Sicherheit, Datenschutz und eine geeignete Lösung. Nach der Software-Einführung bieten wir unseren Kunden regelmäßige Schulungen und Betreuungen an, so dass Sie immer up-to-date sind und bei Problemen einen Ansprechpartner haben.

Collaboration Tools sind im modernen Arbeitsleben nicht mehr wegzudenken. Für Unternehmen, die modern und flexibel arbeiten wollen, führt kein Weg an einer geeigneten Collaboration Software vorbei. Die zahlreichen Funktionen, wie die Echtzeitkommunikation und Echtzeitzusammenarbeit sorgen für reibungslose Prozesse und sparen Zeit und Kosten.

Wichtig ist, dass die Collaboration-Software auf die individuellen Untrnehmensprozesse passt, dass die Vorlieben die Mitarbeiter beachtet werden und Ihnen ein professioneller Partner bei der Umsetzung zur Seite steht. Denn nur wenn das System richtig umgesetzt wurde, wird die Plattform WIRKLICH genutzt und die Mitarbeiter haben Spaß mit ihr zu arbeiten.

Sie suchen einen Partner, der Sie bei der Umsetzung einer Collaboration Software unterstützt? Dann kontaktieren Sie uns jetzt. Wir stehen Ihnen zur Seite.