Mitarbeiterportal-Software: Was sollte sie können?

Die interne Kommunikation, Informationsverteilung und Koordination sorgt in vielen Unternehmen jetzt während der Corona-Pandemie für Komplikationen. Dadurch, dass viele oder alle Kollegen im Homeoffice arbeiten, funktionieren altbewährte Prozesse nicht mehr und neue Lösungen für eine effiziente Kommunikation sind erforderlich.Digitale Mitarbeiterportale lösen diese internen Kommunikations- und Informationsdefizite im Personalwesen.

• Doch was sind Mitarbeiterportale?

• Wie helfen Mitarbeiterportale und was sollte man beachten?

• Welche Mitarbeiterportal-Software gibt es?

• Und wie finde ich die Mitarbeiterportal-Software, die zum Unternehmen passt?

Mitarbeiterportale sind unternehmensinterne Kommunikations-Anwendungen für die Mitarbeiter eines Unternehmen Kommunikation im Personalwesen. Der Zugriff erfolgt in der Regel über Nutzername und Passwort. Eine Mitarbeiterportal-Software arbeitet browserbasiert.

Mitarbeiterportale dienen Mitarbeitern und Führungskräften um betriebliche Informationen zu teilen und Prozesse im Personalwesen zu realisieren. Eine Mitarbeiterportal-Software deckt viele Prozesse im HR-Bereich ab. Mitarbeiter finden darauf alle Informationen, die für sie im Unternehmen relevant sind und für die Erbringung der Arbeit notwendig sind

Grundsätzlich ist das Mitarbeiterportal eine Weiterentwicklung des klassischen Intranets. Informationen werden meist von der Geschäftsleitung zur Verfügung gestellt und dann von den Mitarbeitern konsumiert. Ein klassischer einseitiger Kommunikationskanal, mit einem Sender und mehreren Empfängern.

Bei einem Mitarbeiterportal können sich die Mitarbeiter auch untereinander austauschen und miteinander interagieren. Dieses zweiseitige Kommunikationsmodell, bei dem jeder Sender und Empfänger sein kann, sorgt für einen betrieblichen Informationsaustausch und eine bessere Zusammenarbeit, da Prozesse leichter umgesetzt werden können.

Der Funktionsumfang eines Mitarbeiterportals unterscheidet sich je nach Anbieter und Software-Lösung. Bei Bedarf können Zusatzfunktionen, die ursprünglich nicht integriert sind, ergänzt werden. Eine Mitarbeiterportal-Software kann individuell auf Ihre Anforderungen angepasst werden.

Zu den Standardfunktionen einer solchen Software zählen:

• Das Verteilen von Informationen an Mitarbeiter. Hierbei können alle Mitarbeiter, nur bestimmte Abteilungen oder bestimmte Gruppen oder einzelne Mitarbeiter angesprochen werden.

• Informationen können personalisiert, also mit individueller Anrede und Inhalten verschickt und geteilt werden.

• Foren und Gruppen für Mitarbeiter können erstellt, verwaltet und zum Austausch genutzt werden.

• Schnittstellen zu anderen Software-Lösungen, wie CRM, ERP etc. können eingebaut werden.

• Schulungsplattformen und Wissensplattformen können erstellt werden und von Mitarbeitern mit bestimmten Berechtigungen verwaltet und ergänzt werden.

• Berechtigungen und Rollen können für alle Mitarbeiter zentral eingestellt werden.

• Die Lösung kann on premise, also per Cloud abgerufen werden.

• Prozesse, wie die Bereitstellung der Abrechnungen, können digital abgebildet werden

Wie erwähnt, kann die Mitarbeiterportal-Software um weitere Funktionen ergänzt und fortlaufend an die betrieblichen Prozesse im Personalwesen angepasst werden.

Aber welche Probleme löst ein Mitarbeiterportal konkret? Welche Features hat eine Mitarbeiterportal- Software? Wie profitiert Ihr Unternehmen und welche Ziele werden durch die Implementierung eines Mitarbeiterportals verfolgt?

Die Frage nach dem Einsatz eines Mitarbeiterportals stellt sich u. a. bei den folgenden Prozessen:

• Informationsaussendung und -verteilung sind aufwendig.

• Ihre Mitarbeiter erhalten nicht alle Informationen, die sie benötigen.

• Einfache, sich wiederholende Prozesse sorgen immer wieder für großen Mehraufwand.

• Mobiles Arbeiten ist mit großem Koordinationsaufwand verbunden.

• Neue Mitarbeiter werden sehr oberflächlich, nicht standardisiert und mit großem Koordinationsaufwand eingearbeitet.

• Weiterbildungen sind größtenteils offline und nicht für Mitarbeiter zugänglich.

• Die Wissensverteilung in bestimmten Abteilungen ist ungleichmäßig. Der Abgang eines Mitarbeiters hätte sehr schwere Folgen.

• Sie haben keine digitalen Prozesse und arbeiten mit Dokumenten größtenteils „offline“.

Damit Sie sich nun auch konkret vorstellen können, wie eine solche Lösung Ihrem Unternehmen weiterhilft, haben wir für Sie fünf klassische Fallbeispiele gesammelt:

Der Markt an Anbietern im Bereich Mitarbeiterportale wächst aufgrund der hohen Nachfrage stetig. Als zertifizierter Partner unterstützen wir unsere Kunden bei der Einführung einer Mitarbeiterportal-Software von P&I und ATOSS.

Wir als Anbieter von Mitarbeiterportal-Software implementieren wir cloud-basierte Mitarbeiterportale.

Preisvorteil: Preiswerte Cloud-Anwendungen sind bereits ab wenigen Euros pro Monat und Benutzer verfügbar.

Hosting-Vorteil: Bei einer cloudbasierten Mitarbeiterportal-Software wird das Programm den Benutzern online zur Verfügung gestellt. Der Zugriff erfolgt über einen Webbrowser.


Weitere Vorteile von Cloud Lösungen:

• Geräte- und ortsunabhängiger Zugriff auf das Programm

• Gute Skalierbarkeit, d.h. dass auch bei einem schnellen Wachstum der Mitarbeiterzahl, kann die Lösung weiter ausgebaut werden.

• Geringer IT-Administrationsaufwand, da wir uns um alles Wichtige, wie Updates, Backups und Sicherheit kümmern

• Sammeln Sie Ihre Anforderungen und Ziele und diskutieren Sie mit Ihren Mitarbeitern über Wünsche und Vorstellungen, wie Ihr Mitarbeiterportal aussehen soll.

• Priorisieren Sie die Ziele und notieren Sie sich die wichtigsten Funktionen, die für Ihr Unternehmen relevant sind.

• Nehmen Sie sich Zeit, denn die Ergebnisse in der Planungsphase haben einen wesentlichen Einfluss auf das Ergebnis der Software. Sie bilden die Grundlage für das Projekt

Als erfahrener Software-Dienstleister und Partner von P&I achten wir bei der Implementierung eines Mitarbeiterportals auf folgende Kriterien.

1. Daten- und Rechtssicherheit: Wie bieten ausschließlich Software-Lösungen, die DSGVO-konform sind.

2. Wir haben hohe Standards in der IT-Sicherheit: Denn Ihre Daten und die Daten Ihrer Mitarbeiter sind sensibel und sollen vor Attacken geschützt sein.

3. Branchen und Unternehmensgröße: Wir finden Software-Lösungen, die zu Ihrer Branche und Unternehmensgröße passen.

Zu Beginn analysieren wir Ihre Situation und Anforderungen. Es hat sich in der Vergangenheit bewährt, dass wir gemeinsam mit unseren Kunden Ziele definieren, die messbar und nachvollziehbar sind. Auf Basis der Ziele und Anforderungen suchen wir dann eine geeignete Software-Lösung für Sie.

Wir übernehmen für Sie die gesamte technologische Konzeption. Die Einführung des Projekts in Ihrem Unternehmen startet mit einem gemeinsamen Kick-off. Über den gesamten Projektzeitraum arbeiten wir eng mit Ihnen zusammen, um möglichen Komplikationen und Verzögerungen entgegenzuwirken.

Sobald die Mitarbeiterportal-Software implementiert wurde, schulen wir Ihre Mitarbeiter. Nur wenn Ihre Mitarbeiter das Mitarbeiterportal beherrschen, werden Sie die Vorteile einer solchen Software komplett nutzen können.

Auch nach der erfolgreichen Absolvierung des Projekts, stehen wir Ihnen gerne mit unserem professionellen Support zur Seite. Wir beantworten Ihre Fragen, Beheben auftretende Störungen und spielen regelmäßig Updates ein.

Auch die Sicherheit und die Erstellung von Back-ups übernehmen wir gerne.