Immer mehr Unternehmen entscheiden sich dafür einzelne Aufgaben und Prozesse auszulagern, um mehr freie Ressourcen und einen höheren Fokus auf das Kerngeschäft zu gewährleisten. Zu den beliebtesten Auslagerungsbereichen zählt hierbei das Outsourcing von HR Aufgaben und Prozessen, wie beispielsweise der Lohn- und Gehaltsabrechnung.
Dieser Blogeintrag gibt Ihnen einen detaillierten Einblick in das Thema HR Outsourcing. Sie erfahren, ob sich HR Outsourcing für Ihr Unternehmen lohnt, welche Vorteile es bietet und welche Risiken es birgt. Außerdem erhalten Sie Einblicke in Outsourcing Modelle sowie Tipps zur Auswahl eines Partners für HR Dienstleistungen.
HR-Outsourcing – Das müssen Sie wissen
Was ist HR Outsourcing eigentlich?
Outsourcing kann grundsätzlich mit dem deutschen Begriff der Auslagerung gleichgesetzt werden. Dies bedeutet, dass bestimmte Tätigkeiten oder Prozesse an einen externen Dienstleister abgegeben werden. HR Outsourcing ist damit also das Ausgliedern von bestimmten Aufgaben und Prozessen, die im HR Bereich anfallen.
Wann macht HR Outsourcing Sinn?
HR Outsourcing macht Sinn, wenn Sie sehr viel Zeit mit aufwändigen Routineaufgaben verbringen und kaum mehr Zeit für die eigentlichen wichtigen HR Aufgaben haben. Sie wollen endlich flexibler sein und nicht mehr einen durchgeplanten Alltag von morgens bis abends haben. Sie haben es satt sich ständig über neue rechtliche Themen und Gesetzesänderungen zu informieren und wollen die Verantwortung hierfür gerne abgeben. Sie wollen sich nicht mehr um die Abrechnung kümmern und Ihre Gedanken und Ressourcen lieber in andere Bereiche stecken.
Vorteile und Nachteile des HR Outsourcing
Durch HR Outsourcing haben Sie folgende Vorteile:
Kostenreduktion
Weniger administrative und nervenaufreibende Aufgaben
Fokus auf die strategische HR Ausrichtung und das Kerngeschäft möglich
Geringeres Risiko im Unternehmen durch weniger Ausfallzeiten
Bessere Leistungsqualität
Optimierung der internen Prozesse
Weniger Stress bei Gesetzesänderungen
Mehr freie Ressourcen
Folgende Risiken birgt das HR Outsourcing:
Kontrollverlust über ausgegliederten Tätigkeiten und Prozesse
Hohe Kommunikationsanforderungen
Fehler in der Leistungserbringung
Abgabe von vertraulichen Daten
Tipps zur Auswahl des HR Outsourcing-Dienstleisters: Das sollten Sie beachten
Ihr HR Outsourcing Partner sollte sich bereits früh mit Ihren Anforderungen auseinandersetzen. Die Grundlage für erfolgreiches Outsourcing im HR-Bereich ist, dass Ihre internen Kosten, Ihre Prozesse und Anliegen genauestens analysiert werden.
Schauen Sie vor allem darauf, ob der Outsourcing Partner bereits in Ihrem gewünschten Gebiet Erfahrung aufweisen kann. Sei es die Gehaltsabrechnung, Zeitverwaltung oder auch Payroll. Wenn Ihr potentieller Partner in dem benötigten Bereich keine Erfahrung hat, sollten Sie besser die Finger von einer Zusammenarbeit lassen.
Außerdem ist es wichtig, dass Ihr Anbieter von Beginn an offen für Feedback ist. Wenn Sie selbst nicht Ihre Anliegen schildern können und auf diese eingegangen wird, werden Sie später große Abstimmungsprobleme haben und die Dienstleistungen werden nicht so erfüllt, wie erwartet. Seien Sie sich deshalb im Vornherein im Klaren, dass Kommunikation im Outsourcing essenziell ist.
Dies ist auch für die Beratung beim HR Outsourcing wichtig. Die Beratung ist das A&O, wenn Outsourcing eingeführt werden soll. Wenn Sie bei der Beratung nicht das Gefühl erhalten, dass Ihr Partner kompetent in diesem Bereich und Ihrer Branche ist, führt es meist auch bei der Zusammenarbeit zu Komplikationen. Achten Sie darauf, wie Ihr potenzieller Partner auf Ihre Anliegen eingeht, inwiefern auf Ihre Individualisierungswünsche eingegangen wird und wie offen er für Ihre Fragen ist.
Außerdem ändert sich die Datenschutzgesetz Verordnung stetig. Mit einem Serverstandort in Deutschland und einer Zertifizierung (beispielsweise ISO) sind Sie immer auf der sicheren Seite. Deshalb sollten Sie auch bei der Auswahl eines Outsourcing Partners auf diese beiden Aspekte achten.
Wenn Sie nach einem sicheren und vertrauenswürdigen Outsourcing-Partner suchen, dann kontaktieren Sie uns jetzt.
Wie kann HR Outsourcing genau aussehen? Wie viel kostet das?
HR Outsourcing kann in unzählig vielen Varianten durchgeführt werden. Wie schon beschrieben können unterschiedliche Aufgaben und Prozesse ausgegliedert werden. Außerdem gibt es unterschiedliche Service Levels, sogenannte Dienstleistungsebenen. Dabei können Sie selbst entscheiden, wie viel Verantwortung Sie an einen externen Dienstleister abgeben wollen.
Wir betreuen unsere Kunden beispielsweise nur im Bereich der Gehaltsabrechnung, genauso kümmern wir unser aber auch um einzelne Prozesse im HR-Bereich. Auch das Management von Lizenzen, Updates und um das Server Providing kümmern wir uns bei Bedarf. Wie Sie sehen, sind die Lösungen sehr flexibel und individuell. Wir finden für jeden Kunden die optimale Lösung.
Grundsätzlich können Sie Bereiche, wie das Recruiting, Talentmanagement, Payroll, Lohn- Und Gehaltsabrechnung, Personalverwaltung, Urlaubsantragsverwaltung, Lizenzierung, Zeiterfassung und auch die Personalkostenverwaltung ausgliedern.
Auf Grund der hohen Individualisierbarkeit ist eine Pauschalisierung des Preises meist nicht möglich. Der Preis ist stets abhängig von den Anforderungen des Kunden und von deren Individualisierungswünschen. HR Outsourcing ist flexibel und somit auch der Preis. Die Abrechnung erfolgt monatlich.
Fazit
HR Outsourcing ist ein komplexes Themengebiet. Wenn Sie sich endlich von zeitintensiven Routineaufgaben trennen wollen und mehr Zeit in Ihre HR Entwicklung investieren wollen, dann ist Outsourcing definitiv eine Top-Lösung.
Seien Sie sich bewusst, dass Individualisierung und Kommunikation beim HR Outsourcing extrem wichtig sind und die Grundlage für einen Erfolg in der Zusammenarbeit. Wenn das funktioniert, werden Sie auch die zahlreichen Vorteile des Outsourcings genießen können und Ihren eigentlichen Aufgaben im Personalbereich nachgehen können.
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Manuel Häge
Head of Business Development HR Applications