Einführung des ATOSS Staff Center bei der Firma Rupert App GmbH & Co.

Vor der Einführung des ATOSS Staff Centers wurden Arbeitszeiten und Abwesenheiten bereits über das bestehende ATOSS‑Zeiterfassungssystem verwaltet, das 2015 erfolgreich implementiert wurde. Im Laufe der Jahre stiegen jedoch die Anforderungen an Transparenz, Self‑Service‑Funktionen für Mitarbeitende sowie effizientere digitale Workflows.

Das Unternehmen benötigte eine zentrale, intuitive Plattform, um Mitarbeitenden und Führungskräften moderne Tools für die Zeitwirtschaft bereitzustellen – inklusive digitaler Anträge und klaren Workflows.

Die Einführung des ATOSS Staff Centers erfolgte parallel zum laufenden Tagesgeschäft. Gerade im Bereich der Zeitwirtschaft musste sichergestellt werden, dass keine Unterbrechungen im Stempelbetrieb, in der Abrechnung oder bei genehmigungspflichtigen Vorgängen entstehen.

Die größte Herausforderung bestand darin,

• bestehende Prozesse nahtlos in die neuen Staff‑Center‑Funktionen zu überführen,

• Mitarbeitende frühzeitig abzuholen und

• alle Workflows so zu konfigurieren, dass sie sofort produktiv einsetzbar sind.

Durch eine strukturierte Projektplanung, klare Verantwortlichkeiten und enge Abstimmungen zwischen SOFT‑CONSULT und Rupert App konnten diese Herausforderungen jedoch ohne Beeinträchtigung des Betriebs gemeistert werden.

Mit dem Staff Center erhält Rupert App ein modernes Mitarbeiter- und Vorgesetztenportal, das zahlreiche Prozesse digitalisiert und zugleich Mitarbeitende stärker integriert. Die Vorteile umfassen:

Self‑Services & Transparenz

• Abwesenheiten beantragen bzw. zurücknehmen, inkl. automatischer Genehmigungsworkflows.

• Übersichtliche Zeitkonten inkl. Resturlaub, Überstunden und Zeitguthaben.

• Grafische Dashboards mit wichtigen Saldenständen (Resturlaub, Arbeitszeitkonto, Überstunden u. v. m.).

Optimiertes Arbeitszeitmanagement

• Jahres‑ und Bereichskalender zur besseren Abwesenheitsplanung.

• Schnellere und transparente Genehmigungsvorgänge.

• Korrektur vergessener Zeitbuchungen direkt durch Mitarbeitende. 

Technologische und organisatorische Vorteile

• Keine Installation nötig — das System läuft im Browser.

• Responsive Design und intuitive Menüführung

• Hohe Sicherheitsstandards.

Der Mehrwert zeigt sich in reduzierten Aufwänden, höherer Transparenz und einer klaren Entlastung der HR‑Abteilung.

Das Projekt wurde in mehreren klar definierten Schritten umgesetzt:

1. Analysephase:
   Prüfung bestehender ATOSS‑Strukturen, Workflows und Datenversorgung.

2. Konzept:
   Aufbau des Mitarbeiterportals, Definition von Genehmigungswegen, Benutzerrechten und Formularen.

3. Konfiguration:
   Anpassungen an der Zeitwirtschaft, Bereitstellung der Staff‑Center‑Umgebung, Schnittstellenabgleiche.

4. Testing & Feinschliff:
   Gemeinsame Tests mit Key‑Usern, Optimierung von Workflows und Masken.

Die sorgfältige Vorbereitung und die strukturierte Umsetzung führten dazu, dass das Projekt ohne nennenswerte Störungen in Betrieb genommen werden konnte.

Die Zusammenarbeit war von Anfang an geprägt von:

• offener Kommunikation,

• hoher fachlicher Kompetenz,

• zuverlässiger Begleitung über den gesamten Projektzeitraum.

Der Kunde betonte, dass SOFT‑CONSULT jederzeit erreichbar war und alle Themen zügig sowie professionell umgesetzt wurden. Diese partnerschaftliche Zusammenarbeit war ein entscheidender Faktor für den erfolgreichen Projektverlauf.

Die Investition in das Staff Center amortisiert sich vor allem durch:

• deutlich reduzierte Administrationsaufwände,

• effizientere Genehmigungsprozesse,

• weniger Fehlerquellen,

• bessere Planbarkeit und Transparenz sowie

• eine moderne, zukunftsfähige Systemlandschaft.

Langfristig trägt das System nicht nur zur Optimierung der HR‑Prozesse bei, sondern stärkt die digitale Infrastruktur des gesamten Unternehmens.