Jedes Unternehmen ab einer gewissen Größe produziert jeden Tag eine Vielzahl an Dokumenten. In der Regel digital. Ein sinnvolles Dokumentenmanagement kann den Workflow und interne Prozesse enorm beschleunigen. Ein sinnvolles Dokumentenmanagementsystem – oder auch DMS-System – hilft Ihnen digitale Dokumente und Dateien in einem zentralen Datenarchiv zu speichern. Beim Dokumentenmanagement geht es darum, Dokumente effizient zu erfassen, zu bearbeiten und zu verwalten. In Unternehmen gibt es heutzutage zahlreiche Dokumente, Rechnungen, Angebote, Präsentationen, Aussendungen und vieles mehr. Ein intelligentes DMS hilft Ihnen digital Dokumente zu erfassen, sichern, indexieren, teilen und jederzeit aufzurufen. Denn ohne ein sinnvolles Dokumentenmanagementsystem gehen Dokumente oftmals verloren und sind nicht mehr auffindbar. Das kann zu rechtlichen Problemen oder zeitlichem Mehraufwand führen.
Durch ein digitales Dokumentenmanagementsystem ändert sich das. Als Unternehmen können Sie die Papiermengen verringern, die Auffindbarkeit erhöhen, Prozesse beschleunigen und damit die Kosten reduzieren. Ihre DMS Software lässt sich auch in Ihr bereits erstehendes Content-Management-System, Ihre Content-Services und Ihr CRM-System einbinden.
Dokumentenmanagement-System (DMS)
Dokumentenmanagement: Was ist das?
Digitales Dokumentenmanagement: Einfache Erfassung und Dateneingabe
Mit einem digitalen Dokumentenmanagement System in Ihrem Unternehmen können Sie den gesamten elektronischen Datenbestand – von der täglich eingehenden E-Mail sämtlicher E-Mail-Postfächer bis zur Bewerbung – automatisiert erfassen, speichern und archivieren. Die intelligente E-Mail-Archivierung per Capture-Funktion ist dabei eine große Hilfe. Dank benutzerdefinierten Regeln erkennt das DMS System über automatisierte Workflows, welche E-Mail-Anhänge übernommen und wo sie abgelegt werden müssen. Sollen analoge Papierdokumente digitalisiert werden, ist auch das durch eine Scanneranbindung an das DMS problemlos und schnell möglich. Zudem können in einem Dokumentenmanagement Software Dokumente hochgeladen und mit lokalen Ordnen auf dem PC synchronisiert werden.
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Martin Theimer
Head of Sales
Für wen eignet sich ein Dokumentenmanagement System?
Personalmanagement
Vor allem im Personalwesen müssen bei wichtigen Entscheidungen dem Management wichtige Informationen schnell zur Verfügung stehen. Über eine Digitale Akte können Sie Personaldokumente in Ihrem Unternehmen digital ablegen Dokumente online bearbeiten und sekundenschnell suchen. Ganz einfach per Drag-and-Drop.
Administration
Ob Rechnungen, Angebote, Lieferscheine oder sonstige Schreiben. In der Administration sind Dokumente nicht wegzudenken. Das Dokumentenmanagementsystem KENDOX hilft bei der Erfassung, Bearbeitung und Archivierung von Informationen. Für reibungslose Prozesse, höhere Effizienz und eine revisionssichere Archivierung.
Buchhaltung
Sie können wichtige Dokumente für das Rechnungswesen digitalisieren und Workflows automatisieren. Das ermöglicht Ihnen neue Möglichkeiten fürs Controlling. Modernes DMS ist Ihr Einstieg zum papierlosen Büro.
Einkauf und Verkauf
Die schnelle Verfügbarkeit von Informationen ist gerade im Vertrieb oft erfolgsentscheidend. Mit einem modernen Dokumenten-Management-System können Sie Belege, Rechnungen und Angebote von Lieferanten und Kunden digital sammeln und analysieren.
Technische Besonderheiten von KENDOX
Durch die maßgeschneiderten Service Level bei KENDOX erhalten Sie genau das, was sie brauchen. Als IT-Partner konfigurieren wir für Sie unterschiedliche Module der Software und implementieren Anpassungen genau an die Bedürfnisse in Ihrem Unternehmen. Bei Bedarf können wir für Sie zudem die KENDOX-Software als Cloud-Lösung konzipieren. So zahlen Sie für Ihre DMS-Lösung nur für die Leistungen, die Sie auch wirklich benötigen.
KENDOX zeichnet sich als Open-Source-DMS durch universelle, offene Schnittstellen aus. Das bedeutet, dass Sie die Daten und Informationen aus dem Dokumentenmanagementsystem KENDOX ohne großen Aufwand in andere Software, wie CRM-Systeme, ERP-Systeme, DAM-Systeme, SAP oder ähnliches integrieren können.
Die vielfältigen Zugriffsmöglichkeiten über PC, Laptop, Browser, Smartphone oder per App erlauben ein optimales Workflow-Management und machen die Software gerade in Zeiten von Corona und mobilem Arbeiten besonders zukunftstauglich. Ihre Mitarbeiter können von sämtlichen Geräten aus arbeiten und sind nicht mehr örtlich gebunden.
Durch die flexiblen Lizenz- und Preismodelle können wir gemeinsam mit der DMS-Software KENDOX sehr individuelle und preiswerte Lösungen umsetzen.
So intuitiv funktioniert KENDOX
Die Nutzeroberfläche von KENDOX – schnell, unkompliziert, genau
Mit der DMS Software KENDOX haben Sie sofortigen Zugriff von Ihrem Server oder über die Cloud auf alle Akten und Dokumente in Ihrem Unternehmen. Sie finden im Dashboard übersichtlich alle Ergebnisse gelistet und können alle Informationen und Dokumente direkt online bearbeiten oder anderen Personen zuweisen. Zudem können Sie direkt die Versionshistorie beobachten und bei Bedarf über „Versionslog“ sehen, wer bereits am Dokument gearbeitet hat.
Design, Compliance und Datenschutz-Anpassungen von der ersten Minute
Mit KENDOX können Sie das Design der Oberfläche Ihrer DMS-Software passend zum Design Ihres Unternehmens gestalten. Außerdem können Sie selbst Einstellungen vornehmen und bestimmte rechtliche Vorgaben konfigurieren. Idealerweise können Sie das auch von einem IT-Dienstleister durchführen lassen. Die vielen Konfigurationsmöglichkeiten bei KENDOX helfen Ihnen dabei, Ihre Richtlinien einfach und ohne großen Mehraufwand zu erfüllen.
Suchen: So einfach, wie nie!
Mit KENDOX können Mitarbeiter sekundenschnell im System digitale Dokumente finden. Die flexiblen Suchmöglichkeiten nach Dokumententypen, Personennamen, Datum, Empfänger sowie der Volltext-Suche sorgen dafür, dass Mitarbeiter Dokumente und ihre Informationen im Handumdrehen zur Verfügung stehen. Ihr digitales Dokumentenmanagement war noch nie so einfach.
Workflows gestalten
Mit KENDOX können Sie ganz einfach Prozessabfolgen und Workflows definieren. Beschreiben Sie Ihr Start- und Endevent, fügen Sie logische Verknüpfungen ein oder definieren Sie Freigabeprozesse für bestimmte Dokumentenarten. Nachdem ein Mitarbeiter mit dem Prozessschritt fertig ist und das Dokument schließt, wird es automatisch der nächsten zuständigen Person zugewiesen.
Die wichtigsten Funktionen immer erreichbar
Egal ob E-Mail-Archivierung, Navigationsflächen, Arbeitsflächen oder Dokumentenbearbeitung. Bei allen Interaktionen steht Nutzerfreundlichkeit Ihres DMS im Vordergrund. Die Oberfläche des Dokumentenmanagementsystems KENDOX zeigt Ihnen immer die wichtigsten Funktionen und Informationen für die jeweiligen Dokumente. So müssen Sie sich nicht aufwändig durch die Anwendung navigieren und Mitarbeiter lernen den Umgang mit der Software schnell.
Noch mehr gute Gründe für ein Dokumentenmanagementsystem
Bessere Workflows durch ein Dokumentenmanagement System
Wenn Sie mit einem Dokumentenmanagementsystem per Cloud arbeiten, können über die Software alle Mitarbeiter – je nach Zugriffsrechte – ortsunabhängig auf die Dokumente und Dateien zugreifen. Das spart Speicherbedarf und Kapazitäten und verbessert die Workflows enorm.
Auch die standort- und abteilungsübergreifende Zusammenarbeit wird durch DMS erleichtert: So können z.B. Bewerbungen sogleich an die zuständigen Fachabteilungen weitergeleitet werden. Das DMS System unterstützt die Synchronisierung mit allen anderen Systemen, wie beispielsweise Ihrem HR- und CRM-System.
Höhere Transparenz durch Versionierung
Sie bearbeiten Dokumente nachträglich? Und benötigen dann aber die aktuelle Fassung? Mit einem DMS können Sie sicher sein, dass Sie genau diese bekommen. Denn hier liegen immer die aktuellen Fassungen mit dem Bearbeitungsstand vor – und ältere Versionen sind trotzdem durch Bearbeitungsprotokolle nachvollziehbar.
Das macht die Bearbeitung im DMS transparent, nachvollziehbar und ist vor allem dann enorm wichtig, wenn mehrere Nutzer gleichzeitig an einem Dokument arbeiten.
Bessere Archivierung und Auffindbarkeit
Dank intelligenter Indexierungssysteme und Verschlagwortung sind die Zeiten, in denen die Suche nach einem Dokument auch schon mal einige Stunden in Anspruch nahm, vorbei. Ein wesentlicher Faktor hierbei ist OCR-Texterkennung im DMS.
Ob E-Mails, Rechnungen, Präsentationen oder Bewerbungen – alles verschwindet mit Hilfe eines digitalen Ablagesystems im digitalen Aktenschrank der Software Ihres DMS, wo es aber nicht verstaubt, sondern bei Bedarf wiedergefunden wird.
Selbstverständlich ist die Archivierung per DMS mit Archivierungssoftware rechts- und revisionssicher. Durch die intelligente Suche über Dateinamen, Inhalte oder Metadaten finden Sie mit einem Dokumentenmanagement System Ihre Daten sekundenschnell.
Dokumentenmanagement System im HR-Bereich: Digitale Personalakte
Das papierlose Büro ist in vielen Unternehmen fast schon Alltag. Doch die Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Archivierung und Ausgabe von Unternehmensdaten, E-Akten digitalen Signaturen und digitalen Dokumenten sind in Zeiten von Big Data eine große Herausforderung für viele Firmen in verschiedenen Branchen.
Eine intelligente Dokumentenmanagement Software per Cloud, auch als Dokumentenmanagement System (DMS) oder Enterprise-Content-Management-System (ECM Software) bezeichnet, hilft das digitale Chaos zu vermeiden.
Moderne Lösungen im Recruiting
Eine gutes DMS oder Dokumentenmanagementsystem funktioniert in allen Unternehmen – vom kleinen Handwerksbetrieb bis zum Großindustrieunternehmen. Doch vor allem für das Personalwesen lohnt sich die Einführung der digitalen Personalakte. Bewerberverwaltung, Recruiting und Management von Personaldokumenten verschlanken nicht nur die Prozesse im HR Management, sondern gewährleisten auch absolute Datensicherheit.
