Spätestens durch die Einführung der rechtlichen Pflicht zur Verarbeitung und Dokumentation von Rechnungen, Angeboten und Verträgen ist Dokumentenmanagement (DS) ein relevantes Thema für deutsche Unternehmen. Trotzdem nutzen viele Unternehmen ihre Dokumentenmanagement-Software (DMS) falsch. Das volle Potenzial kann sich nicht entfalten und die Unternehmen verschenken zahlreiche Vorteile.
Dieser Blogeintrag gibt einen ausführlichen Einblick in das Thema Dokumentenmanagement Software. Denn nur, wenn sie bestmöglich eingesetzt wird, ist Dokumentenmanagement wirklich effizient.
Dokumentenmanagement umfasst die
Erfassung
Verarbeitung
Archivierung von Dokumenten
Das geschieht in der Regel in digitaler Form durch eine Software oder eine App.
Diese Software arbeitet mit einer oder mehreren Datenbanken, die gewährleisten, dass
Dokumente zentral gesteuert
Einblicke über Versionen und Änderungen gewonnen
und rechtliche Anforderungen erfüllt
werden.
Dokumentenmanagement ist in Unternehmen heutzutage allgegenwärtig, da ohne eine solche Lösung die riesigen Datenmengen kaum effizient verwaltet werden können. Zu den gewöhnlichen Dokumentenarten zählen
Technische Dokumente, wie Angebotsunterlagen, Rechnungen
Verträge über Zusammenarbeiten, Garantien, Wartungen, Lizenzen sowie die AGB
Interne Dokumente, wie Mails, Dokumente aus Meetings, PowerPoint Präsentationen oder Geschäftsberichte
Externe Dokumente, wie Presseartikel, Marketingmaterialien (Newsletter, Prospekte, Internet-Texte)
Und viele mehr…
Welche Probleme löst eine DM-Software?
Eines der zentralen Probleme in Unternehmen ist die Vielzahl an Dokumenten, welche im Umlauf sind. Das können Dokumente in Papierform, auf USB-Sticks, als Anhang von E-Mails sowie Dokumente auf Laufwerken und anderen Datenträgern sein.
Werden diese unterschiedlichen Dokumente an verschiedenen Stellen gespeichert, wird die Verwaltung und Weiterverarbeitung von Dokumenten schwierig. Häufig senden die Mitarbeiter die Dokumente aufwendig im Unternehmen herum. Keiner weiß mehr, welche Version die finale ist und nicht selten ist das ganze Verfahren nicht rechtssicher. Oder es werden Dokumente ohne großes Hinterfragen weggeworfen, obwohl diese wichtig sein könnten.
Viel Zeit kostet es, wichtige Dokumenten in Ordnern zu suchen. So eine Suche archivierter Dokumente kann gut und gerne ein paar Stunden dauern. Welch vergeudete Zeit!
All diese Probleme beseitigt eine digitale Dokumentenmanagement-Lösung. Damit sparen Sie viel Zeit, Material und Aufwand.
Warum brauche ich eine Dokumentenmanagement-Software?
Die Vorteile einer DS-Software sind vielfältig.
Die Archivierung der unterschiedlichen Dokumente ist einfach, schnell und vor allem rechtssicher.
Als Nutzer können Sie Zugriffe und Bearbeitungsschritte nachzuvollziehen und vergangene Versionen wiederherstellen.
Sie haben durch diese Versionisierung eine deutlich höhere Transparenz und weniger Redundanz Ihrer Dokumente und Daten.
Es gibt weniger Kommunikationsaufwand und Missverständnisse, da die gesamte Historie der Dokumente in der Software oder App nachvollziehbar sind.
Nutzer können zeitgleich auf die Software zugreifen. Damit müssen Sie nicht mehr warten, bis ein anderer Mitarbeiter fertig mit der Bearbeitung eines Dokumentes ist, sondern können zeitgleich daran arbeiten.
Sie profitieren durch Automatisierung und bessere Workflows sowie schnellere Prozesse.
Sie können eine Dokumentenmanagement Software in der Regel individualisieren und genau auf Ihre Dokumententypen und Anforderungen anpassen.
Der Zugriff auf die Software kann per Cloud ermöglicht werden. Dadurch sparen Sie sich eine Menge Aufwand.
Sie sparen Kosten, da Sie Ihre Druck- und Personalkosten reduzieren können.
Sie finden Dokumente über Suchbegriffe und Ordnersysteme einfach und schnell.
Sie finden Ihre Dokumente, wie Rechnungen, Verträge, Belege, Angebote, Aussendungen alle zentral auf einen Blick.
Für welche Unternehmen lohnt sich eine Dokumentenmanagement Software?
Da die Aufbewahrung von Dokumenten teilweise rechtlich bindend ist und ein effizientes Dokumentenmanagement Aufwand und Kosten in Unternehmen reduziert, empfehlen wir den Einsatz einer DS-Software grundsätzlich jedem Unternehmen.
Besonders wenn an den Dokumenten mehrere Mitarbeiter gleichzeitig arbeiten müssen, zeigen sich die Vorteile. Aber auch kleinere Unternehmen und Handwerksbetriebe können mit einer Dokumentenmanagement-Software die Erfassung, Bearbeitung und Verwaltung von Rechnungen, Lieferscheinen, Verträgen, E-Mails und den anderen Dokumentarten besser steuern.
Dokumentenarchivierung und GoBD
Ein Begriff, der häufig im Zusammenhang mit Dokumentenmanagement erwähnt wird, ist GoBD – die Abkürzung für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.
Doch was bedeutet das? In einfachen Worten ist GoBD eine Vorgabe der deutschen Bundesrepublik zur ordnungsmäßigen Erfassung und Aufbewahrung von Dokumenten und Daten. Also ein rechtlicher Rahmen zum Umgang mit Dokumenten. Hierbei handelt es sich beispielsweise um Vorgaben zur Archivierung, Dokumentation oder rechtssicheren Arbeitsweise.
Welche Dokumentenmanagement Systeme gibt es?
Immer mehr Unternehmen wollen sich durch eine digitale Dokumentenmanagement-Software einen Wettbewerbsvorteil sichern. Damit nimmt auch das Lösungsportfolio der Anbieter am Markt stetig zu. Mittlerweile gibt es am Markt über 100 Dokumentenmanagement Lösungen.
Als Systemhaus mit langjähriger Erfahrung setzen wir zu 100% auf die Lösung unseres Partner KENDOX. Unsere Erfahrung zeigt, dass KENDOX InfoShare durch hohe Flexibilität, gute Usability und damit einhergehend eine einfache Nutzung die optimale Dokumentenmanagement Software ist.
Was kann eine DMS typischerweise?
Die Funktionen von Dokumentenmanagement Software unterscheiden sich von Anbieter zu Anbieter.
Zu den Grundfunktionen einer solchen Software sollten in jedem Fall die folgenden Aspekte zählen:
Datenerfassung durch beispielsweise einen Scanner
Verarbeitung und Weitergabe von Dokumenten
Speicherung von Dokumenten und rechtssichere Archivierung
Versionshistorie zu den einzelnen Dokumenten
Integration der Dokumente in andere Software und Prozesse
Wie bereits angeführt, sind die Standard-Funktion einer jeden Software unterschiedlich. Die 5 genannten Punkte sollen Ihnen einen Einblick in die essenziellen Funktionen einer solchen Lösung geben.
Manche Software-Lösungen nutzen KI-Funktionen, welche Verarbeitung, Automatisierung und Nutzerfreundlichkeit weiter verbessern.
Darum empfehlen wir KENDOX InfoShare
Revisionssichere und gesetzeskonforme Archivierung
Nutzung per Windows Client und Web Client möglich
Flexible Suchmöglichkeiten
Einscannen und Verwalten von Dokumenten
Prozessmanagement für Akten und Dokumente
Nutzung in Form eines Cloud Service
Integration mit Fachanwendungen über offene Web-API
Mobiler Zugriff
Unsere Beratung: Dokumentenmanagement-Software
Als IT-Spezialist stehen wir Ihnen bei der Einführung einer Dokumentenmanagement Software zur Seite.
Zu Beginn jeder Software-Einführung steht eine detaillierte Anforderungsanalyse. Wir erfassen alle Prozesse Ihres Unternehmens, Ihren Dokumententypen und andere wichtige Aspekte, wie:
Welche Akten und Dokumentenarten existieren, die durch die Software verarbeitet und archiviert werden sollen.
Wie groß sind diese Dokumente, Stichwort Datenvolumen.
Welche Fachabteilungen sollten mit der Lösung arbeiten. Hierbei ist es wichtig die Organisationsform, die Dokumente und Anforderungen zu beachten.
Ziele: Was wollen Sie konkret erreichen? Eine bessere Auffindbarkeit, eine Erfüllung rechtlicher Vorgaben, eine höhere Zufriedenheit der Mitarbeiter, schnellere Prozesse?
Welche weiteren Integrationen und Verbindungen der Dokumentenmanagement Software sind notwendig? Wollen Sie die Daten aus der Dokumentenmanagement Datenbank auch in Ihr CRM-Software integrieren oder in das ERP-System einspeisen?
Welche besonderen Anforderungen hat Ihr Unternehmen? Welche Besonderheiten treten in Ihrem Unternehmen auf? Haben sie besondere Dokumente?
Eng verknüpft mit der Anforderungsanalyse ist bei uns auch die IST-Analyse, in welcher wir Ihren aktuellen Status herausfinden. Diese Erkenntnisse nutzen wir dann als Grundlage für die Einführung des Projekts in Ihrem Unternehmen. Dabei schauen wir uns beispielsweise genauer an, welche Dokumentenarten sie nutzen, welche Fehler im Moment häufig auftreten und welche Prozesse und Prozessschritte einen großen Mehraufwand verursachen.
Im nächsten Schritt werden die Ziele definiert, die Ihr Unternehmen mit dem Einsatz der Software erreichen will. Diese Ziele beinhalten i.d.R. eine Verschlankung der Prozesse, Kostenersparnis und Reduktion der Fehlerquote. Diese Analyse-Ergebnisse bilden die Basis für die Software-Auswahl.
Nach der Auswahl der Software passen wir in weiteren Schritten die Software an Ihre betrieblichen Prozesse an und führen sie in Ihr Unternehmen ein. Nach der erfolgreichen Umsetzung sorgen wir dafür, dass Ihr Personal den Software-Umgang lernt. In internen oder externen Workshops schulen wir alle die Mitarbeiter, die mit der Software arbeiten sollen.
Auch nach der finalen Implementierung stehen wir Ihnen mit unserem Support zur Seite und bauen Ihre Software, bei Bedarf, weiter aus.
Für eine umfassende Beratung zu Dokumentenmanagement-Software und für eine Analyse stehen Ihnen unsere Experten für das Thema Dokumentenmanagement Verfügung.
Was kostet ein DMS-System?
Diese Frage lässt sich leider nicht pauschal beantworten. Der Preis unterscheidet sich zum einen von der Anzahl der Nutzer in Form von Lizenzgebühren. Zum anderen, spielen die Individualisierung und die Anzahl der Zusatzfunktionen eine Rolle. Auch Anpassungen des Interfaces oder der Datenbanken haben einen Einfluss auf die Kosten der Dokumentenmanagement-Software.
Im Vergleich zu anderen Businesssoftware-Lösungen, wie beispielsweise Collaboration-Tools, Mitarbeiterportale oder CRM-Lösungen, sind Dokumentenmanagement Lösungen in der Regel günstiger.
Viele DMS basieren auf einem Preismodell mit einem monatlichen Festpreis. Teilweise sind die Preise aber auch flexibel. Es gibt auch Anbieter, die Modulpakete oder Komplettlösungen beinhalten.
Eine Dokumentenmanagement-Software wächst mit dem Unternehmen. Viele unserer Kunden beginnen zunächst mit wenigen Teilmodulen, welche nach und nach an wachsende Betriebsabläufe angepasst werden.
Von kostenlosen Dokumentenmanagement-Lösungen raten wir ab. Gründe dafür sind u. a. ein unzureichenden Support, geringer Funktionsumfang und ein schlechtes Aufwands-Nutzenverhältnis.
